化工企业Y公司电子凭证会计数据标准化应用实践

作者：郭奕 董琳
本文发表于《财务与会计》2024年第09期

摘要：电子凭证应用不仅表现为各类财务凭证向无纸化转变，也是推进企业财务管理信息化、实现财务工作模式整体优化的一次重要变革。化工企业Y公司作为电子凭证会计数据标准接收端首批试点单位之一，积极探索电子凭证落地应用方案，通过建设和改造财务信息系统、打通凭证数据流转的接口通道、将报账等内部管理流程转移至线上等举措，为电子凭证接收、验签、解析、报销、支付、入账、归档的数据处理全流程提供了坚实支撑，助力了企业财务转型升级。

2023年4月，财政部、税务总局、人民银行等9部门联合发布《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》，明确增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、全面数字化的电子发票（以下简称数电票，不含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单）、数电票（铁路电子客票）、数电票（航空运输电子客票行程单）、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单和银行电子对账单共9种电子凭证会计数据标准，并进一步扩大了全国性试点范围。2024年3月，根据电子凭证相关主管部门的最新要求，结合试点单位的反馈意见，财政部会计司组织专家团队对《电子凭证会计数据标准（试行版）》进行完善补充，形成了2.0版本，进一步推动企业加速业、财、税、票等数据的全流程打通及流转。

电子凭证会计数据标准试点单位分开具端和接收端。Y公司是一家国有全资化工企业，随着近年来业务规模不断扩大、高质量发展需求日益增强，公司开展了信息化建设、共享中心建设等一系列财务管理转型举措。作为接收端首批试点单位之一，Y公司一方面积极落实《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》等文件精神，探索电子凭证从开具、接收到处理、归档全流程标准化无纸化处理的可行做法和实现路径；另一方面通过深入应用电子凭证带动内部财务管理能力提升，加速公司财务工作实现全面线上化，解决过往财务流程效率低、纸质会计凭证管理和存储成本高等问题，同时探索实现各类会计凭证数据化管理。本文拟对其试点工作总体思路和实施方案及建设成效进行分析介绍。

一、Y公司电子凭证会计数据标准试点的总体思路

（一）统一凭证数据标准

Y公司对电子凭证数据进行标准化管理，按照财政部发布的不同凭证类型对应的实例文档和数据元素，在系统中配置对应的字段并明确管理标准，使各电子凭证的内部数据管理标准与政策要求保持一致。

（二）升级财务信息系统

电子凭证的全面推广应用以企业具备能够支撑凭证全过程线上流转的信息系统为基础。为此，Y公司一方面完善财务系统功能，构建涵盖电子报账、共享运营、电子档案等模块的一体化财务系统平台，并推进业财、银企等交互环节的接口开发，为电子凭证应用提供信息化保障；另一方面按照财政部发布的数据标准要求，对财务信息系统进行适应性改造与优化，通过财政部提供的工具包对接收到的所有符合标准的电子凭证进行验签和解析处理，并生成符合标准的入账信息结构化数据文件。同时建立验证机制，通过完善会计软件验证功能、建立比对机制等方式，对本单位接收到的电子凭证在解析、报销、入账、归档等各处理环节使用的结构化数据进行全要素验证，确保其真实可靠和未被篡改。

（三）优化财务作业流程

为构建业财流程的全程线上化闭环，Y公司一方面将申请、提单、审核、入账等核心流程环节均转移至财务信息系统中进行操作，另一方面借助信息化能力实现自动化审核，保障数据一次校验到位，减少反复核对检查等非增值流程环节。同时，企业还将财务审核、凭证入档、档案管理等方面的工作规范和执行规则进行更新迭代，保障相关制度适应凭证电子化时代的管理需求。目前，Y公司已依据凭证电子化管理要求完成了费用报销、财务报账、会计档案管理等流程的重新梳理与改造，使财务工作和管理机制适配电子凭证流转模式。

二、Y公司电子凭证试点应用下的财务管理流程

电子凭证试点应用促使Y公司重新对凭证采集、报销、审核、入账、支付、归档等财务管理流程环节进行梳理与重塑，以信息化基础为支撑，以无纸化、数字化为方向，促进财务流程各个环节更加协同、高效、智能（见图1）。

▲ Y公司电子凭证试点应用下的财务管理流程

（一）凭证采集

Y公司建设涵盖发票采集系统(“票联”小程序）、发票池等相关应用系统的财务共享平台作为电子凭证采集的信息化基础。其中，发票采集系统支持从微信、支付宝等第三方卡包票夹自动获取电子发票；发票池支持对Y公司生产经营过程中涉及的全类型发票进行集中管理，汇集各凭证全票面信息、发票状态信息、报账信息、合同及关联信息，以实现发票管理便捷化、智能化。在上述系统支撑下，Y公司能够实现增值税电子发票、数电票（铁路电子客票）、数电票（航空运输电子客票行程单）等各类试点电子凭证的有效归集。具体而言，在采集环节，一方面，可借助票联系统与第三方卡包票夹之间的接口通道实现电子凭证自动采集；另一方面，开展财务共享系统改造，优化电子凭证上传功能，可使员工手动上传通过邮箱、二维码下载等方式交付的电子凭证。在验签、解析环节，系统可根据凭证票据的来源以及凭证类型调用不同的验签方法进行验签，并借助财政部提供的可扩展商业报告语言（XBRL）工具包，解析电子凭证结构化数据文件，与系统发票信息字段对照，将解析出的结构化数据及原版式文件存储在发票池中。同时开展唯一性校验，根据发票号码等标识在发票池内对应类型的全量凭证范围内进行查找，确保凭证未重复存储。在后续环节中，发票凭证的红字状态、入账信息、用途确认、抵扣、进项税转出等状态信息均可持续在发票池中同步记录。

（二）关联报销

Y公司通过完善电子报账系统功能、打通电子报账系统与商旅等其他业务系统的数据通道，实现报销活动全面在线化，真正落实了电子凭证全流程电子化、无纸化管理，实现了电子凭证结构化数据文件与对应业务信息的准确关联，使员工报销、财务审核等环节的操作与管理效率得到进一步优化。

具体而言，Y公司电子报账系统目前已具备费用报销、预算控制、收入报账、移动报销、自定义报表等功能模块，能够有效支撑公司全业务报账管理需求。为适配电子凭证管理要求，Y公司对电子报账系统进行了适应性改造，即建立电子报账系统与商旅平台、ERP采购模块、ERP工程模块等业务系统之间的数据接口，打通企业业务原始数据向财务流转的数据通道，这使得公司商旅平台、ERP等业务管理系统能够向电子报账系统推送员工差旅、采购订单等准确、全面、详细的业务数据，避免线下人工填报数据的低效及可能产生的错误，进而自动生成报账单据信息。同时，电子报账系统从发票池获取发票版式文件、结构化数据文件及电子签章文件，将归属于同一业务活动的报账单与电子发票等凭证准确关联，并根据解析出的发票结构化信息自动填充电子报账单中的发票对应字段，附件区自动带出电子凭证结构化数据（zip）或电子发票版式文件（PDF、OFD)，便于在业务审批、财务审核等环节中结合发票类型校验信息。

（三）审核、入账及支付

在审核入账环节，Y公司基于财务共享模式且按照集中规范化作业的方式推进财务审核与入账工作。一方面，通过建设共享运营系统，尽可能减少需人工比对、校验的内容，并将各类管控标准内嵌于系统中进一步固化审核规则、实现精准控制，提炼发票有效期校验、发票合规敏感词校验等电子凭证审核要点，推动电子凭证及电子单据审核智能化、自动化、精细化。另一方面，打通电子报账系统与会计核算系统的数据通道，根据电子凭证上标记的业务类型匹配费用科目、税费科目，自动生成预制凭证，在完成财务审核后，将凭证推送核算系统进行入账。

在支付环节，Y公司遵循财务全流程在线化的管理思路，推进资金管理系统与银企直联建设，自动向银行同步支付指令与支付信息。同时积极探索电子银行回单与电子对账单应用，借助财务共享系统与银企直连接口，开发电子银行回单与电子对账单申请开具功能，在系统中部署个性化工具包以支持对返回的电子回单和电子对账单进行下载、解析、验签、验真及后续账务处理。

（四）凭证归档

在电子档案管理方面，Y公司同步推进电子会计档案系统和公司级区块链档案管理系统建设。其中，电子会计档案系统服务于财务活动所形成的会计档案管理，与发票池、报账系统、核算系统及资金系统互联互通，打通了电子会计凭证无纸化管理的“最后一公里”，为会计凭证电子化归档、借阅、销毁的全过程管理提供技术支撑。公司级区块链档案管理系统承载着全公司范围内各部门相关档案的管理职能，电子会计档案系统产生的会计档案需同步至区块链档案管理系统完成最终归档，后者中的数据可通过区块链存证在线验证，实施单轨制电子文件全生命周期自动化与智能化管理，进而在归档过程中建立档案数据间的有机联系，实现线上全程可追溯一体化管理。

具体而言，Y公司电子档案系统依靠与发票池、会计核算等系统间的接口通道，按照财政部数据标准字段要求，抓取电子凭证结构化数据和版式文件、电子报账单、会计记账凭证、电子回单结构化数据及版式文件等财务处理过程中生成的一系列待归档文件，同时进行映射关系处理，将同一业务活动下形成的电子档案进行有序整合，并调用财政部提供的免费工具包生成XBRL格式的实例文档，按照会计档案管理的相关要求进行分册、入库等操作。此外，电子档案系统会定期将电子会计档案同步至公司级区块链档案管理系统（同步之前进行区块链存证），档案系统接收之前也需进行区块链校验，以保证财务档案信息的安全与统一。

三、建设成效

（一）全面提升财务业务处理效率

推广电子凭证逐步消除了Y公司报账流程线上线下并存的情况，带动了报销、采购等流程全面向线上化、移动化升级，最大限度减少了财务处理中的人工贴票、交票、审核、整理等手工作业环节，数据的采集效率、准确程度和流通速度均得到大幅提升。同时，电子凭证的落地加速了Y公司无纸化办公的进程，有助于节约纸质单据在采购、运输、保管等方面的管理成本。

（二）促进财务信息化能力持续提升

电子会计凭证试点倒逼Y公司开展财务信息化规划与建设，激发了企业强化业财协同、提升业务系统一体化水平的内生动力。截至2023年10月，公司已上线了电子报账、共享运营、发票管理、电子档案等系统应用并依照财政部要求部署相应的工具包，使财务系统平台具备了自动接收、解析、保存电子会计凭证的能力，并通过持续建设银企直连接口、强化内部业财系统对接，实现了凭证数据无感采集、实时传输、集中管理、持续跟踪，带动了公司经营管理整体信息化水平迈上新台阶。

（三）促进企业经营数据沉淀与应用

会计凭证数据是企业重要的数据资源，电子凭证会计数据标准的推广解决了各方凭证数据不兼容、接收端企业接收难、入账难等突出问题，也为企业对会计凭证数据进行全量化采集创造了有利条件。自动解析且结构化存储的电子凭证有利于企业实现全面、有效的凭证数据收集、整理与分析，企业能够准确、及时地获取增值税电子发票、铁路电子客票等各类凭证上承载的销售信息、采购信息、员工内部管理信息等经营数据，丰富企业数据资源池，为企业深化经营分析构建了更加全面、可靠的数据基础。

作者简介：
郭  奕，中兴新云服务有限公司高级副总裁
董  琳，陕西煤业化工集团有限责任公司财务资产部副总经理

本文引用格式：
郭奕，董琳.化工企业Y公司电子凭证会计数据标准化应用实践[J].财务与会计，2024，（09）：55-57.