流程冗长，沟通效率低下，耗费大量时间与人力，这是许多企业在日常费用报销中所面临的困境。费用报销行为涉及企业各个部门和业务环节，覆盖人员广泛，虽然业务本身并不复杂，但从很多企业的实践来看，该业务的管理却存在诸多问题：

• 员工：费用报销前，除员工借款外，因公发生的费用需要由员工个人垫付资金；费用报销时，往往由于报销规则复杂、报销系统不友好、审批流程慢，员工需要花费很长时间才能完成费用报销，个人垫付资金到账慢，员工报销体验差。

• 财务人员：大量时间、精力投入在发票查验、审核及员工沟通工作中，无法从低效重复的事务中解放出来，从事更能为企业创造价值的工作。

• 企业管理人员：企业在费用报销业务中投入的财务人力成本居高不下；各分支机构报销政策不同，企业难以进行统一管控；面对庞大的费用支出，无法获得有效的费用分析报告，难以根据费用支出情况做出及时、科学的管理决策。

中兴新云费用报销解决方案

随着信息技术的发展，端到端的费用报销流程管理工具不断更新换代，企业逐步利用信息化手段改造费用报销流程，提升费用管理水平。中兴新云基于多年财务管理及信息化建设的实践探索经验，推出费用报销解决方案，通过自动化、智能化技术减少人工操作、规范审核标准、可视化审核流程，实现费用报销业务的降本增效，为员工提供更为便捷、高效的报销体验，助力管理者全方位把控费用报销数据，做出合理的经营决策。

▲ 费用管理五环

企业对员工费用报销的管理主要涉及五个维度：审批流、内控流、资金流、核算流、数据流，中兴新云将其概括为“费用管理五环”。

（1）审批流：指费用报销的事前申请、单据提交、业务领导审批的过程。审批过程中，领导可以对单据进行同意、转交（转交他人代为审批）、加签（增加其他审批人）、驳回、挂起（暂时不审批、不处理）等操作。

（2）内控流：指企业为加强对费用开支的管理，制定的费用标准、财务审核的控制节点以及在整个费用报销过程中的预算控制、项目管理、合同关联、核销管控、合规管控、额度管理、时限管理。

（3）资金流：指单据在财务审核完成之后，企业进行相关费用支付的流程。

（4）核算流：指员工费用报销中涉及的不同费用类型、单据类型、发票、其他相关附件及进行会计核算时涉及的会计科目、辅助核算等。

（5）数据流：指财务部门基于费用报销流程中沉淀的数据，结合大数据分析模型及算法，借助财务云图进行可视化展现，辅助管理者经营决策的过程。

▲ 智能化费用报销流程

中兴新云费用报销解决方案，以“费用管理五环”为核心，深入企业费用报销的重点环节，助力企业实现智能化费用报销的变革。在提升财务处理效率、增强报销时效性、优化员工报销体验的同时，强化费用的事前、事中、事后全流程控制，帮助企业加强费用管控，降低财务风险，为企业的科学管理提供决策支持。

• 事前控制：系统支持员工在报销前提交费用申请类单据，并在后续提交报销单据时关联费用申请单，从而实现费用的事前控制；在消费预定阶段，系统支持与第三方消费平台对接，将费用预算控制规则及金额嵌入系统中，从而实现消费支出的预算管控。

• 事中控制：企业通过票联系统、第三方消费平台对接或员工手工输入的方式，实现员工消费数据的全面采集和对发票的查重验真。在员工提单报销环节，企业可以在系统中内置管控规则，实现费用的预算管控、标准管控、借款核销和合同结算管控。在业务领导审批环节，系统可自定义审批流，支持加签、转交、挂起、会签等多种审批方式，并对超标、不合规报销单据进行提醒，辅助领导高效审批。

• 事后控制：在财务记账环节，系统通过与会计核算系统对接，实现一键生成凭证和一键凭证推送；对接资金系统，实现资金支付数据全流程不落地，管控资金风险；通过财务云图可视化展示，实现费用报销数据的多维分析，支持企业管理者的经营决策。

中兴新云 FOL 费用报销系统

中兴新云 FOL 费用报销系统（Expense Reimbursement System）是集费用类单据事前申请、费用报销、借款还款、预算管控、费用标准管控、领导审批、单据查询、流程监控、费用分析等功能于一体的平台。系统打通了业务财务壁垒，贯穿企业多种费用报销场景，为员工提供便捷、高效的一站式报销、审批体验。

▲ FOL 费用报销系统定位

中兴新云 FOL 费用报销系统处于 FOL 财务云信息系统共享核心模块下的共享核心域，前端对接商旅系统、办公采购系统及票联系统获取业务数据。在费用报销系统提单，并根据流程引擎预设的流程进行领导审批后，单据将自动流转至共享运营系统，进行统一的任务划分和处理。审核完成的单据，通过会计引擎自动生成会计凭证并推送到会计核算系统，同时数据流转至银企直联系统进行资金支付。

▲ FOL 费用报销系统功能框架

常用功能快速跳转，个人信息清晰展示

中兴新云 FOL 费用报销系统首页提供与员工个人强相关的信息查询界面和功能入口，支持展示员工财务信息、个人费用报销情况、待我审批、我的单据、操作手册及常见问题等信息，并支持多种快捷操作，降低使用者学习门槛，为用户提供高效、便捷的一站式使用体验。

▲ 一站式首页

申请单按需自定义，预算占用动态调整

当企业在进行内部费用管理时，为了防止先开支后报销，造成费用管理的“滞后性”，财务部门会要求一些重点费用在实际开支前必须先进行事前申请，审批通过后才允许发生开支，费用报销时需要将相关报销单与事项申请单进行关联。

中兴新云 FOL 费用报销系统支持用户进行线上费用申请操作，已完成审批的申请单可在费用报销时进行关联。系统内置通用事前申请单、差旅申请单、招待费申请单、会议费申请单等多种电子单据，满足企业对不同事前申请的管理需求。申请单还可根据需要进行预算冻结，自定义配置企业所需申请单类型，满足不同企业的个性化需求。当已进行预算冻结的申请单无需继续冻结预算时，可关闭申请单释放预算，动态、灵活地进行预算占用调整。

▲ 差旅申请单

借款限额多维管理，借款余额实时提醒

员工借款是指单位内部员工基于业务需要从单位暂时借出的款项。费用报销一般通过提供专用于员工借款和员工还款两个业务的单据进行借还款的管理。中兴新云 FOL 费用报销系统支持借款单支付至外部供应商账户，在根据自定义审批流完成审批后，进入支付中心生成对应支付指令，已审批完成的一张借款单可被多次报销冲账或还款。企业还可以根据需要灵活调整借款期限、强制核销规则等维度。

员工提交借款单时，系统自动校验报销人是否存在未清借款，并进行借款核销提醒，遵循“借款前款不清，后款不借”的原则，对员工的借款进行控制管理。此外，针对一些特殊款项，系统可根据企业费用报销管理制度，支持进行延期还款，轻松适应企业复杂的费用报销场景。

▲ 员工借款单

▲ 员工还款单

报账单模板自定义，点选提单快速报销

中兴新云 FOL 费用报销系统内置日常费用报账单、差旅费用报账单、业务招待费报账单、会议费报账单等多种单据模板，也可以按照企业自身的业务需要，自定义配置不同的单据样式，帮助员工根据企业要求进行不同类型费用的报销。

费用报账单填单页面支持代人报销、费用分摊、分次付款、合规管控、标准管控等功能，在报销时可关联相关申请单，系统可根据企业需要默认展示备注、部门、核算主体、银行账户等信息，大量减少手动填写内容，报销提单更快捷，优化员工报销体验。

差旅报账单填单页面支持识别行程单、火车票、车船票等交通票据，自动提取交通票中的出发地、到达地信息，关联行程连续的交通票可生成完整的差旅行程，并智能计算差旅补贴。通过系统内置的差旅日历，可快捷清晰查看员工出差城市及补贴情况，使报账人、业务领导及财务审核人员能够通过更加直观、可视化的形式轻松掌握差旅信息详情。

▲ 差旅报账单

审批方式多样灵活，审批场景全面覆盖

业务领导对员工费用报销单的审批，是企业费用事中控制的重要环节。中兴新云 FOL 费用报销系统支持企业灵活设置审批流程，单据提交后，系统根据预设的审批流程，将单据自动流转至审批人待我审批任务界面。

业务领导在进行单据审核时，可查看预算、员工信用、历史单据、审批历史、单据修改记录、合规提示等多维度信息，可进行同意、驳回、转交、加签、批量审批、问题单据挂起和解挂等多种审批操作，支持多人会签、多人抢占、驳回后直送至审批人等多种审批方式，审批待办和审批状态可通过移动端或pc端财务云门户、短信、邮件等方式对相关人员进行实时通知。

领导在出差、学习期间，还可以临时指派代理人进行审批，全面覆盖企业复杂、多样的审批场景，领导审批更加便捷、灵活，企业费用管控更加规范、有序。

▲ 领导单据审批

五大费用控制方式，避免违规降低风险

随着行业竞争的日益加剧，企业经营成本不断上升，费用控制成为许多企业经营管理的重中之重。费用控制的好坏直接影响着企业的经济效益，决定着企业的市场竞争力。中兴新云 FOL 费用报销系统内置申请控制、标准控制、合同控制、合规控制、预算控制等多种费用控制方式，强化企业费用的事前、事中控制。企业通过设置合规关键词、三档不同强度的控制规则及发票合规、单据合规等合规管控规则，有效避免企业报销违规事件的发生，降低企业财务风险。

中兴新云 FOL 费用报销系统支持对差旅报账单、会议费报账单、业务招待费报账单进行标准管控，企业可根据需要设置多维度管控规则，对员工的费用使用情况进行合理制约。

以差旅报账单为例，系统支持按照部门、岗位、差旅级别、城市级别等维度，分别设置不同范围员工适用的交通标准、住宿标准、补贴标准，并结合三档不同强度、刚柔并存的控制规则，为企业复杂的差旅标准管控提供系统实现方式。员工提单时需进行标准校验，财务审核时将提供超标提示，企业合规管理的标准化、规范化程度进一步提升。

▲ 五大费用控制方式

中兴新云 FOL 费用报销系统解决了传统财务报销模式下所面临的各项问题，具有信息采集规范化、信息成本节约化、信息传递自动化、审批流程电子化、财务流程高效化、信息展示追踪化等特点。系统实现了员工费用的在线报销、电子单据的流转简化，方便了领导和财务审批流程且易于追踪，增强财务处理效率，极大地减少了财务人员工作量，提升了用户体验和财务服务水平，助力企业高速发展和快速扩张。