2019年10月21日，财政部在官方网站发布“关于《中华人民共和国会计法修订草案（征求意见稿）》向社会公开征求意见的通知”，并附《中华人民共和国会计法修订草案（征求意见稿）》（以下简称“征求意见稿”）原文。文中第二十三条提出了会计凭证电子影像管理的相关要求。

财政部对于会计法的修订使相关政策要求更符合数字化时代的大环境，更适应企业利用电子影像及电子档案管理来记录、传输和储存财务信息的趋势。

本文围绕政策内容，对企业电子影像、电子档案管理的发展应用提出分析建议。文章包含三个部分：

• 第一部分 政策解读：对此次征求意见稿相关条款内容进行解读，分析政策导向。
• 第二部分 电子影像及电子档案系统定位：根据企业需求及技术水平发展的不同，阐述电子影像系统及电子档案系统定位的三个层次，分析系统的信息化及数字化发展趋势。
• 第三部分 电子影像及电子档案系统实践方案：从中兴新云实践经验的角度出发，介绍会计档案管理解决方案，提出系统应用建议。

一、政策解读

相关条款的发布释放出三点关键信息，企业须重点关注！

01 政策明确了利用电子影像资料进行会计核算的可行性。随着财务共享服务的发展和财务信息化的创新，基于纸质会计凭证的处理被电子影像所替代，OCR智能识别、NLP自然语言处理等技术让非结构化的数据转变为结构化数据，使得财务业务处理更加自动化与智能化，并极大丰富了企业的数据资产，为企业数字化提供了基础。此次征求意见稿所列相关要求中，包含了企业利用凭证电子影像件进行会计核算的情境，肯定了电子影像资料作为会计核算依据的重要地位。这意味着企业利用单据影像来进行核算的操作过程有法可依，未来电子影像、识别技术将成为更多企业在各类档案管理及财务数字化转型中的必要选择。

02 政策提出了使用电子影像资料的合规要求。作为财务审核的重要依据，以及会计核算的信息来源，单据的电子影像件必须在管理过程中保证安全可靠。同时，电子影像资料也是企业采集结构化数据、挖掘数据价值、支持科学决策、实现数字化转型的重要基础，其信息的准确性和管理的合规性对企业至关重要。征求意见稿中强调了电子影像在生成、传输、存储、检索等过程中的安全性和可靠性，规定电子副本文件应与纸质会计凭证建立检索关系。这一条款对企业电子影像的管理提出了高标准，企业在建立自身电子影像系统时需实现与实物关联检索等功能点，在提效的同时注重安全，满足影像资料管理的合规性。

03 政策反映了管理电子档案的必要性。电子档案管理能够妥善保存电子影像等资料数据，并提升会计资料异地调阅效率，为信息化条件下企业各类档案资料的管理提供保障。为加强会计档案管理，国家相继推出了一系列政策，明确电子档案的法律效力，支持电子影像及电子档案管理的发展应用。

此次政策条款中依旧强调了电子影像等资料安全存储的必要性。企业应在遵循会计档案管理相关政策的基础上，合理规划建设电子档案管理体系，支持电子影像资料等信息的高效、安全传递，实现资料的梳理分类和便捷查阅，并加强实物单据和电子档案的统一管理。

二、电子影像及电子档案系统定位

在未来，数据将是企业经营决策的主要驱动力，企业通过建立电子影像系统、电子档案系统，不仅能够优化内部管理，更重要的是能够扩展企业内部数据的采集渠道，结合新兴技术促使会计资料从原先的纸质形式集中化管理，向自动化、数字化、智能化方向逐步跃进。因此，越来越多的企业开始重视电子影像及电子档案系统的管理价值。

根据企业会计档案管理需求的不同和系统的成熟度进程，我们将电子影像及电子档案系统的定位分为三个层次：一、电子影像提升业务处理能力；二、电子档案提高科学管理效率；三、智能分析支持数据价值挖掘。

三、电子影像及电子档案系统实践方案

中兴新云 FOL 财务云平台，源于中兴新云团队多年沉淀的财务共享服务管理理念及信息化建设经验，是企业建设财务共享服务、推动数字化转型的重要工具。FOL 财务云平台以财务共享为核心，集合费用、采购、销售、核算、资金和税务六大体系，采用成熟、主流的 IT 技术框架，通过各个系统的互联互通，实现了业务数据的自动采集与财务处理的智能高效，帮助企业发挥数据价值。

其中，电子影像系统及电子档案系统作为 FOL 财务云平台共享核心系统的重要组成部分，通过与企业其他财务信息系统的结合，将助力企业实现财务流程的再造与优化，重塑企业信息资产的管理模式，在企业财务共享服务模式的搭建中发挥重要作用。

（一）会计档案管理解决方案

信息采集电子化

电子影像系统通过扫描，将纸质单据全部转换为电子影像，便于集中储存和随时随地调阅。

凭证管理自动化

信息采集后，经过财务审核、记账凭证生成，结算中心可定期在电子档案系统中完成财务凭证提取和打印工作。

归档管理高效化

电子凭证可自动匹配、归档分册，并与实物凭证保持一致。

档案管理规范化

电子档案系统可对实物和电子凭证档案的检索查询、借阅等工作提供良好支撑，实现借阅申请、审批、受理、调阅、查询统计等全业务流程档案管理。

（二）电子影像系统功能亮点

中兴新云电子影像系统围绕业务流程中所涉及的各类实物单据，集电子信息的采集、影像传输、集中存储和调阅管理于一体，对内与报账系统对接，实现电子影像审核、财务归档及影像报账单匹配，并与电子档案系统对接，传递影像数据、对接电子数据与实物单据；对外通过统一的接口连接外部系统，便于用户查阅电子影像资料，解决异地资料调阅难的痛点。

中兴新云电子影像系统由扫描客户端与影像系统两部分组成，扫描客户端生成实物单据的电子影像，并进行影像上传；影像系统能够进行影像条形码识别和实物匹配。其具体功能包括四个主要模块：“影像采集”、“任务处理”、“影像上传”、“影像查询”。

结合本次财政部政策相关要求，中兴新云电子影像系统具有如下功能优势：

影像生成方便准确

中兴新云电子影像系统适配于市场上的多种主流影像扫描设备，且支持多种影像导入方式，无须额外绑定硬件，能够最大程度利用企业现有资源，实现高效图像采集。

同时，客户端具备“重扫”、“替扫”、“补扫”、“无任务补扫”功能，支持对问题图像的二次修正，解决扫描过程中影像不清晰等问题。上传成功后，还可利用图像处理工具优化影像的显示效果，灵活处理问题影像，保证电子影像生成的准确性。系统将记录修改行为，便于审核人员关注最新修正影像。

影像传输科学高效

系统包含“定时上传”与“断点续传”功能，利用网络闲置实现影像快速传输，避免网络高峰造成的上传低效问题，同时支持上传状态实时监测。

影像分组智能快捷

系统在识别单据影像条形码的基础上，对已上传影像进行分组，并自动匹配影像资料和实物报账单据，实现实物流、影像流、数据流的智能管理整合。

（三）电子档案系统功能亮点

中兴新云电子档案系统能够实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的采集、生成、匹配、归档、借阅、存储等过程。电子档案系统与电子影像系统对接，获取电子影像文件；与会计核算系统对接，获取记账凭证，并对其进行自动分册归档。

中兴新云电子档案系统具体包含六个主要功能模块：“电子影像”、“电子凭证”、“报表查询”、“档案借阅”、“库房管理”、“系统管理”。

结合本次财政部政策要求，中兴新云电子档案系统具备以下功能优势：

档案存储安全可靠

中兴新云电子档案系统提供多种产品安全管理方式及信息加密技术，利用用户认证、密钥授权、影像加密、集成影像设备芯片级加密等方式，保障电子档案的安全性，其数据权限控制、数据备份、离线归档等功能能够帮助企业避免数据信息泄露或遗失。

档案调阅全面灵活

电子档案系统可通过接口与其他系统对接，将分散的资料信息统一集中管理，使用户能够及时查阅全面的电子资料，降低纸质档案传输过程中的运输成本和损失风险。同时，系统还支持会计档案全流程线上管理，能够实现电子档案和实物档案的线上借阅申请及审批，自动生成档案流转日志记录、提醒借阅人归还档案，维护档案借阅流程的安全性。

档案检索及时深入

系统能够自动精确地匹配电子凭证与报账系统的影像资料，自动实现凭证分册，支持“断号分册”、“连号分册”两种方式，便于凭证的管理和检索。系统支持用户按照一定的分类条件查询各类会计资料，同时能够自动生成多维度档案管理报表。

电子、实物匹配联动

系统利用条码技术可实现实物档案与电子档案的联动管理，条码技术等物联网技术的应用可实现纸质档案的实时定位和状态查询。同时，系统内置关联校验，能够实现纸质档案的自动化盘点，自动标识差异点，保证实物档案与系统信息的一致性。

 

在数字化浪潮下，国家相关政策的出台和信息技术的发展都将持续驱动企业财务管理变革，同时企业内部管理的不断创新也对财务的流程再造、信息系统应用提出了更高的要求。

关于《中华人民共和国会计法修订草案（征求意见稿）》向社会公开征求意见的通知

 

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